Перевод трудовой книжки для работы в России

Сначала определите, какую задачу решает трудовая книжка

При заключении трудового договора работодатель проверяет трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в предусмотренных законом случаях. Иностранный документ может дополнительно показать опыт, необходимый для конкретной должности.

Кадровая служба смотрит на работодателя, должность, даты приёма и увольнения, переводы между подразделениями и основание записи. Для профессионального допуска могут быть важны также профиль деятельности и непрерывность стажа.

Перевод не создаёт российскую трудовую книжку и не вносит запись в государственные информационные системы. Он оформляет доказательство того, что зафиксировано иностранным работодателем.

Книжки ЕАЭС проверяют по форме и дате выдачи

Официальная памятка Роструда отдельно рассматривает трудовые книжки граждан государств ЕАЭС. Возможность использования зависит не просто от гражданства владельца, а от образца документа и периода, когда он был выдан.

Книжки советских образцов, применявшихся в государствах союза, могут иметь особый статус. Национальная книжка нового иностранного образца не становится российской только из-за членства страны в ЕАЭС.

До перевода кадровая служба должна определить, будет ли документ продолжаться в установленном порядке или использоваться только как подтверждение прошлого. Это влияет на объём перевода и форму заверения.

Иностранные записи не переносят в российскую книжку переводом

Если работник ранее не работал в России и у него нет российской трудовой книжки, сведения о новой работе формируются по российским правилам. Переписывать в неё иностранные записи на основании одного перевода нельзя.

Иностранную книжку можно хранить в личном деле как дополнительный документ. Её перевод помогает работодателю прочитать историю занятости, но сами прошлые записи остаются иностранными.

Для пенсионного, профессионального или иного официального учёта стажа могут потребоваться отдельные подтверждения. Кадровый перевод книжки не гарантирует зачёт каждого периода другой системой.

Какие страницы переводить для оценки опыта

Обычно нужны титульная страница, развороты с релевантными записями и страницы, на которых объясняются переименования или продолжения. Пустые листы не переводят как сведения, но должны быть отделены от пропущенных страниц.

Если книжка большая, работодатель может запросить только период по специальности. Такой частичный перевод заранее маркируют, чтобы он не выглядел полным документом.

Запись без печати, подписи или номера приказа переводят в том виде, в котором она существует. Переводчик не дополняет отсутствующий реквизит по соседней строке.

Должности и названия работодателей переводят последовательно

История стажа читается по повторяющимся организациям, подразделениям и должностям. Одно наименование нельзя переводить тремя разными способами на соседних страницах, если организация не переименовывалась.

Должность передают по смыслу исходного языка, но не приравнивают автоматически к российской квалификационной категории. Особенно осторожно переводят слова assistant, intern, resident, specialist и manager.

Если работодатель менял название, в переводе сохраняют каждую запись и дату. Это позволяет кадровой службе отличить переименование от перехода кандидата в другую организацию.

Когда справка о стаже полезнее полной книжки

Трудовая книжка показывает хронологию, но может не раскрывать обязанности, нагрузку и профиль организации. Если российской должности нужен конкретный опыт, работодатель или комиссия может попросить справку прежнего работодателя.

В справке указывают период, должность, подразделение и при необходимости выполняемые функции. Она не отменяет книжку, а уточняет спорный или недостаточно подробный отрезок стажа.

Для нескольких работодателей готовят отдельные справки и переводы. Объединять их сведения в один новый документ от имени переводчика нельзя.

Нотариальный перевод выбирают по получателю

Кадровая служба может принять обычный перевод для оценки опыта, а российский орган допуска — запросить нотариально заверенный экземпляр. Универсальной обязательной формы для любой иностранной книжки нет.

При нотариальном оформлении перевод присоединяют к согласованному набору страниц. Если перевод частичный, это должно быть очевидно из структуры и описания документа.

Каждая отдельная трудовая книжка оформляется собственным нотариальным действием. Справки о стаже, архивные выписки и письма работодателей заверяются отдельно.

Как подготовить многостраничную книжку по скану

Сканируют титульный лист, все развороты с записями, вкладыши, заверительные страницы и обложку, если на ней есть реквизиты. Нумерация файлов должна повторять порядок оригинала.

Блики, пальцы и обрезанные поля особенно опасны для дат и номеров приказов. Если одна строка нечитаема, запрашивают новый кадр, а не восстанавливают её по логике трудовой биографии.

После перевода электронный макет сверяют с паспортом и дипломом. Фамилия, дата рождения и профессиональные термины должны быть согласованы во всём рабочем комплекте.

Проверка результата перед кадровым оформлением

Перевод должен позволить кадровику восстановить хронологию без догадок.

После проверки иностранная книжка становится понятным доказательством прежнего опыта, но российский работодатель продолжает текущий учёт труда по российским правилам.