Перевод счетов и инвойсов для аудита — с прослеживаемой операцией от документа до оплаты
Перевод счетов и инвойсов для аудита должен позволять связать документ с договором, поставкой, бухгалтерской записью и оплатой. Поэтому особенно точно передают номера, даты, стороны, товарные позиции, валюту, налоги, скидки и итоговую сумму.
При большой выборке сначала формируют индекс документов. Он помогает не перепутать похожие инвойсы, кредит-ноты и повторно выставленные счета.
Счета и инвойсы для аудита обрабатываем с 2003 года и понимаем требования получателя к выборке, реквизитам и суммам. Делаем нотариально заверенный перевод или перевод с печатью бюро; при необходимости обеспечиваем апостиль и консульскую легализацию.
Как построить цепочку проверяемой операции
У каждого документа фиксируют поставщика, покупателя, номер, дату, валюту, сумму и ссылку на договор или заказ. Затем его сопоставляют с актом, накладной, платежом или иной записью, которую запросил аудитор.
Перевод не заменяет подтверждающие документы, но должен использовать одинаковые названия сторон, товаров и услуг. Иначе одна операция распадается на несколько несвязанных файлов.
- инвойс или счёт с полными реквизитами
- договор, заказ или спецификация
- акт, накладная или подтверждение поставки
- платёжный документ и банковская ссылка
- кредит-нота, исправленный документ или сторно при наличии
Хотите получить консультацию по телефону или лично? Выберите удобный офис — на странице есть адреса, телефоны и схемы проезда.
Какие идентификаторы переносят без адаптации
Номер документа, налоговый номер, банковские реквизиты, код заказа, номер партии и валютный код сохраняют. Формат даты можно пояснить словами, но исходная дата не должна измениться.
Названия компаний сверяют с договором и регистрационными документами. Сокращение поставщика до торговой марки может помешать аудиторской сверке юридического лица.
Как переводить товарные позиции и услуги
Описание позиции передают достаточно конкретно, чтобы его можно было сопоставить со спецификацией и учётной записью. Артикул, модель, единица измерения и количество остаются рядом с переводом.
Для повторяющихся позиций используют глоссарий. Нельзя называть один и тот же товар разными терминами только ради стилистического разнообразия.
Что делать с налогами, скидками и валютой
Ставка налога, база, сумма налога, скидка, аванс и итог к оплате должны оставаться раздельными. Переводчик не пересчитывает валюту и не исправляет арифметику документа.
Если обозначение налога относится к конкретной юрисдикции, сохраняют официальное название или аббревиатуру и при необходимости дают нейтральную расшифровку. Не следует автоматически заменять его российским НДС.
Как отличить исправленный инвойс от дубликата
Credit note, debit note, revised invoice, cancellation и duplicate имеют разные функции. Их статус переводят в заголовке и сохраняют ссылку на первоначальный документ.
Если новый инвойс заменяет старый, в индексе отмечают обе версии и причину изменения. Удаление отменённого документа может скрыть историю операции.
Как работать с аудиторской выборкой
Файлы называют по идентификатору выборки, а не только по имени поставщика. В одном реестре указывают оригинал, перевод, договор, поставку и оплату.
Если аудитор расширил выборку, новые документы получают продолжение той же системы нумерации. Это позволяет передавать перевод частями без повторов и пропусков.
Что проверить в скане перед началом
Все страницы, обороты, штрихкоды, печати и мелкий текст должны быть читаемыми. Обрезанный край может скрыть валюту, итог, банковский реквизит или условие оплаты.
OCR используют только как вспомогательный инструмент. Числа и идентификаторы сверяют с изображением, потому что автоматическое распознавание часто путает похожие символы.
Отправьте документы на оценку прямо сейчас
Пришлите фото документов. Оценим объём, согласуем стоимость, срок и оформление. При вашем согласии начнём перевод.
Переведем, заверим, сделаем нотариальные копии, проставим апостиль. Все «под ключ» - вам никуда ехать не надо.
