Перевод спецификаций к договору — точные позиции, количества и характеристики
Перевод спецификаций для заключения договора фиксирует то, что стороны фактически покупают, поставляют или принимают: позиции, модели, количество, единицы, характеристики, цену и сроки. Ошибка в одной строке может изменить предмет сделки сильнее, чем неточность в длинном общем пункте.
Работу начинают с проверки структуры таблицы и источников номенклатуры. Коды, артикулы, обозначения стандартов и единицы обычно не переводят произвольно; текстовые наименования согласуют с договором, каталогом и техническим заданием.
Спецификации для заключения договоров переводим с 2003 года; знаем, как сверять позиции, единицы, допуски и требования получателя. Выполняем нотариально заверенный перевод или перевод с печатью бюро; апостиль и консульскую легализацию организуем при необходимости.
Как спецификация определяет предмет договора
Основной текст может описывать товар или услугу общо, а спецификация — перечислять конкретные позиции. Поэтому перевод должен позволять однозначно отличить модель, модификацию, комплектацию и вариант исполнения.
Если одна позиция имеет торговое название и техническое описание, оба элемента сохраняют. Обобщение нескольких строк в одно название недопустимо, когда у них разные коды, цены или сроки.
Хотите получить консультацию по телефону или лично? Выберите удобный офис — на странице есть адреса, телефоны и схемы проезда.
Что делать с артикулами, моделями и кодами
Артикул и модель копируют посимвольно, включая дефисы, пробелы и регистр, если он значим. Производителя и страну происхождения передают отдельно, не встраивая их в код.
Классификационные коды и обозначения стандартов оставляют в установленном формате. Если рядом есть расшифровка, переводят её, но не заменяют официальный код приблизительным аналогом.
- номер позиции;
- артикул, модель и версия;
- наименование и техническое описание;
- единица измерения и количество;
- цена за единицу, налог и сумма строки;
- срок или партия поставки;
- стандарт, допуск и подтверждающий документ.
Как проверить единицы и количество
Сокращения единиц согласуют с системой измерений и контекстом. «t» может означать тонну, а не тысячу; «pcs», «sets» и «lots» описывают разную структуру поставки.
Пересчёт единиц выполняют только по поручению стороны и показывают отдельно от перевода исходного значения. Иначе округление может изменить договорное количество.
Как переводить цены, налоги и итоговые суммы
В каждой строке различают цену за единицу, количество, скидку, налог и итог. Разделители тысяч и дробной части приводят к понятному формату без изменения числа.
Общий итог сверяют арифметически, но ошибку оригинала не исправляют молча. Несовпадение суммы строк и итоговой цены отмечают стороне до подписания.
Почему допуски и характеристики требуют отдельной вычитки
Знаки «не менее», «не более», «±» и диапазоны определяют приемлемое исполнение. Потеря одного знака превращает минимальное требование в максимальное или фиксированное.
Характеристики сверяют с техническим заданием и паспортом продукции. Если спецификация допускает эквивалент, перевод должен сохранить критерий эквивалентности, а не обещать идентичность.
Как согласовать спецификацию с другими документами
Название позиции, код и единица должны совпадать в договоре, заказе, инвойсе, упаковочном листе и акте приёмки. Для будущего исполнения лучше утвердить единый двуязычный справочник номенклатуры.
Если техническое задание использует более широкое название, а спецификация — коммерческую модель, связь фиксируют через код или явное описание, не меняя исходные документы.
Как оформлять изменения спецификации
Новую цену, количество или модель оформляют в предусмотренной договором форме: новой спецификацией, дополнительным соглашением или заказом. В переводе указывают номер редакции и дату.
Сравнение версий проводят по строкам и столбцам. Перестановка позиций может скрыть изменение количества, поэтому проверяют не только визуальный вид, но и идентификаторы.
Контроль перед подписанием
Финально сверяют каждую позицию, суммы, единицы, валюту, сроки и поля подписей. Затем проверяют ссылку на спецификацию в договоре и условие о её приоритете.
При нотариальном оформлении самостоятельную спецификацию заранее отделяют от других приложений и определяют способ сшивки. Для электронной подписи проверяют, что стороны подписывают один и тот же файл.
Отправьте документы на оценку прямо сейчас
Пришлите фото документов. Оценим объём, согласуем стоимость, срок и оформление. При вашем согласии начнём перевод.
Переведем, заверим, сделаем нотариальные копии, проставим апостиль. Все «под ключ» - вам никуда ехать не надо.
